¿QUE ES PowerPoint?

Descripción de la pantalla de PowerPoint

Al acceder al programa se abre la siguiente ventana.

Al abrir la aplicación se observa una ventana típica de Windows, que contiene una presentación en blanco que se abre automáticamente por defecto al abrir el programa.
A diferencia de la versión anterior del programa, en PowerPoint 2007, no aparecerán dos ventanas, una exterior del programa de PowerPoint, y la interior con la presentación actual. Podremos tener abiertos de manera simultánea varias presentaciones, pero cada una de ellas se abrirán en ventanas independientes del programa completo.
Para cerrar un documento sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opción Cerrar del botón Office.
Describiremos a continuación cada uno de los elementos de estas ventanas.

Barra de títulos y botones minimizar, maximizar y cerrar

La barra de títulos se presenta en la parte superior de la ventana principal, en el centro aparece el nombre del documento activo, inicialmente Presentación1, y del programa, Microsoft PowerPoint.

También en esta barra nos aparecerán los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.

• Maximizar: al maximizar hacemos que la ventana del programa ocupe de manera completa la pantalla de nuestro ordenador, en este estado la ventana no podrá ser modificada en su tamaño, ni moverse por la pantalla, al ocuparla por completo. Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control:.

      Una vez maximizada la ventana podemos restaurarla, para ello el icono que aparece en la barra superior será: .

      Al volver a pulsar dicho icono, podremos modificar el tamaño de la ventana y/o modificar su posición en la pantalla.

• Minimizar: al minimizar la ventana ésta desaparece de nuestra vista en la pantalla del ordenador, reduciéndose a un icono en la barra de inicio de Windows. Para desplegar en la pantalla una ventana minimizada, tan solo tendremos que hacer clic sobre dicho icono. Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control: .

• Cerrar: para cerrar una presentación podemos optar por pulsar la cruz que aparece en el extremo superior derecho de la barra de título. Si hemos estado trabajando sobre esa presentación, se abrirá otra nueva ventana que nos pregunta si deseamos guardar los cambios realizados sobre la misma. Si aceptamos, nos guardará el nuevo archivo modificado con el mismo nombre y en la misma ubicación que tenía el original. En el caso de que sea un archivo de nueva creación, nos aparecerá otra ventana en la deberemos indicar la denominación y el lugar en el que queremos guardarlo. Para conseguir cerrar la ventana pulsaremos el control: .

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rápidos. Ésta es una nueva opción en la última versión 2007 del programa.
Y por último a la izquierda de la Barra de título, nos encontramos con el Botón de Office, otra de las novedades más importantes dentro de la nueva versión de PowerPoint 2007.

Barra de Herramientas de Accesos Rápidos

Esta barra de herramientas de Accesos Rápidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y más a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.
Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el triángulo que aparece más a la derecha de la barra y a través del cual se nos despliega un nuevo menú que nos permite elegir que accesos rápidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan señalados en la lista mediante un tic de confirmación sobre fondo naranja.

Este menú también nos permitirá añadir más comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opción "Más comandos...", que nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los más habituales y de uso más común, hasta los más específicos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptándola a sus necesidades y facilitándole de este modo el trabajo.
Desde este menú también podemos elegir la posición en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de acceso rápido:

• Sobre la cinta de opciones.

• Bajo la cinta de opciones.

Siempre aparecerá disponible la opción contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio.
También se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo único que podremos ver en la ventana inicial serán los títulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarán hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

En el caso de querer añadir a esta barra de herramientas opciones que no aparezcan en el listado proporcionado inicialmente, seleccionaremos la opción "Más comandos...", como ya se ha comentado. Al seleccionar esta opción, se nos abre de manera automática la ventana correspondiente a "Opciones de PowerPoint", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".

Dentro de la categoría Personalizar aparece una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se colocarán los comandos disponibles en la aplicación, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecerá un listado de los comandos correspondientes.
Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rápidos, sólo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botón "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.
Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rápido, nos encontramos con un menú desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todas las presentaciones de PowerPoint de manera predeterminada, o solamente en el documento actual.
Del mismo modo también tenemos la opción de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el listado de la izquierda. Para ello lo único que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botón "Quitar" que aparece entre ambas columnas.
Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los únicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:

            

Botón de Office

Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú mediante el cual podemos, entre otras opciones:

• Nuevo: crear una nueva presentación en blanco, mediante la opción Nuevo, .

        Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá una pantalla en la que tenemos varias opciones a elegir:

1. Crear una presentación en blanco y reciente.

• En este caso tenemos la opción de crear una presentación de PowerPoint nueva y en blanco, a la que daremos formato según nuestras necesidades y deseos.
• Y también nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa

2. Plantillas instaladas.

Con esta opción el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicación que tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas están desarrolladas con un determinado formato de texto, márgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, colores, fondos, gráficos, esquemas y símbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basándose en el formato ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de diploma, con un determinado esquema, que sólo debemos personalizarlo en cada caso). Existen platillas de todo tipo: calendarios, diplomas, diapositivas con diseño, presentaciones, informes...

• Abrir: abre una presentación ya existente.
   
• Guardar: guarda una presentación sobre la que hemos estado trabajando. Si la presentación es de nueva creación nos preguntará el programa cual va a ser su nombre  y su ubicación. En el caso de que la presentación ya existiera anteriormente, sólo guardará los cambios efectuados en el mismo, manteniendo el nombre y la localización anterior.

Todas estas opciones se analizarán de manera más detallada a lo largo del curso, ahora es suficiente con que conozcamos su existencia y su ubicación.
Además de las diferentes categorías de opciones que incluye el Botón de Office, este incluye un listado de las últimas presentaciones abiertas desde esa aplicación. De esta forma podemos disponer de un acceso rápido a esos documentos haciendo clic directamente sobre el nombre de los mismos.
Este botón de office también nos permite acceder a las Opciones de PowerPoint, que analizaremos posteriormente, y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión 2007 del programa, sustituyendo a los antiguos menús, mediante las opciones que incluye esta cinta se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones realizadas con PowerPoint.

En esta cinta aparecen las opciones organizadas en modo de pestañas o de fichas, de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos que incluye.
Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre cada uno de ellos.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.
    
2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú contextual, en el que podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.
    
3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

1. Fichas.

Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar y Vista.
Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha Formato de Herramientas de imagen cuando estemos trabajando con imágenes dentro de una presentación, donde se recogen todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose siempre las siete fichas fijas iniciales.

2. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas nos encontramos con diferentes grupos de opciones con una serie de características homogéneas, por ello aparecen juntos y enmarcados dentro diferentes rectángulos, para delimitarlos.

3. Comandos.

Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.
Estas opciones que incluye la Cinta de opciones, se pueden presentar con diferentes apariencias, entre las que destacan:

• Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos de la Cinta de opciones, y que dan acceso a aquellas opciones de configuración que no aparecen visibles de manera directa.

• Opción con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un nuevo listado de opciones.

• Opciones de botón. En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratón sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic con el botón izquierdo del ratón.

• Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla que aparece a la izquierda de la opción y de este modo activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificación.

• Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

El método más rápido para acceder a las opciones de PowerPoint es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a ellas debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana.
Para los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada caso.
Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellas mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para seleccionar una opción en concreto pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre ella.
La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rápidos, de una manera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botón derecho del ratón, de esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos elegir la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos  de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

 

Mini barra de herramientas

La aplicación PowerPoint 2007 me permite tener acceso de manera rápida a los comandos de formato mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si nos acercamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

Descripción del entorno de trabajo en PowerPoint

Ventana del documento

En ella se genera la presentación y su aspecto depende del modo de visualización que se establezca para dicha presentación. PowerPoint incluye tres vistas principales:

• Normal.
• Clasificador de diapositivas.
• Presentación con diapositivas.

Elegimos la vista de la presentación con la que vamos a trabajar, desde la ficha Vista, dentro del grupo de opciones Vistas de presentación.

O bien mediante los botones situados en la Barra de estado . Veamos a continuación las diferencias entre cada una de ellas.

1. Vista normal.

La vista normal es la vista de trabajo habitual y su aspecto frente a una diapositiva nueva es el siguiente.

La vista normal es la vista de modificación principal, cuando trabajamos con una presentación ya elaborada, su aspecto frente a una diapositiva ya diseñada que forma parte de esta presentación es la siguiente:

Esta vista contiene tres áreas de trabajo:

1. A la izquierda de la ventana de trabajo, podemos ver que aparecen un panel dividido en dos fichas, la ficha Diapositivas y la ficha Esquema:

• Ficha Diapositivas. Se visualizan las diapositivas que componen la presentación en forma de miniaturas, lo que facilita muchas de las labores de diseño, la reorganización o recolocación de las diapositivas que lo componen, así como las operaciones de agregar o eliminar diapositivas, o simplemente el desplazamiento entre ellas.

• Ficha Esquema. Muestra el texto de cada una de las diapositivas que componen la presentación, con formato de esquema, a modo de guión de la misma.

2. En el centro aparece el Panel de diapositivas, que muestra una vista amplia de la diapositiva activa. Desde aquí podemos establecer el contenido y formato de la diapositiva (agregar texto, insertar imágenes, etc.).

3. Bajo el panel de diapositivas aparece el Panel de notas, en el cual se escriben las notas que van a acompañar a la diapositiva, pueden ser comentarios, datos o información en general sobre la diapositiva:

2. Vista Clasificador de diapositivas.

Cuando seleccionamos este tipo de vista, Vista Clasificador de diapositivas, el aspecto de la pantalla inicialmente para una nueva presentación es el siguiente:

En el caso de que existan varias diapositivas ya diseñadas, el aspecto que tendrá la pantalla será el siguiente:

En este modo vemos de forma amplia y con las diapositivas en miniatura toda la presentación, con lo que tendremos una idea de conjunto. Una vez finalizada la creación y modificación de la presentación, conviene utilizar esta vista para obtener una imagen global y reorganizar, agregar o eliminar diapositivas más fácilmente.

3. Vista presentación con diapositivas.

La vista presentación con diapositivas llena toda la pantalla del equipo, como una presentación de diapositivas real. En esta vista se ve la presentación en su estado final.

Vistas de la presentación

Barra de estado

La Barra de estado, es la zona inferior de la ventana del programa que muestra información referente a la presentación actual, que puede resultar de utilidad para el usuario. Además de disponer de un control del Zoom, y de los botones desde los que puedo seleccionar el tipo de vista que quiero aplicar a la presentación.

El contenido visible dentro de la Barra de estado, puede ser personalizado en cada caso por el usuario, para ello, nos situaremos sobre el barra, y pulsado el botón derecho del ratón accedemos al menú contextual en el que elegimos las opciones que deseamos que aparezcan visibles en la misma.

Barra de Estado

Reglas

En algunas ocasiones es posible tener que distribuir los objetos de una forma precisa sobre la diapositiva. En este caso, es muy útil visualizar la regla horizontal y la vertical. Estas reglas se sitúan en la parte superior e izquierda de la ventana del programa y permiten colocar objetos, cambiar sangrías de párrafos, márgenes de páginas u otros parámetros de espaciado.

Para mostrar u ocultar las reglas seleccionar la opción Regla de la ficha Vista, dentro del grupo de opciones Mostrar u ocultar. Si las reglas están visibles, a la izquierda de esta opción se mostrará una marca de verificación.

Cuadrícula y guías

Tanto la cuadrícula como las guías son líneas de apoyo que podemos utilizar en PowerPoint para colocar los diferentes objetos que componen cada diapositiva.
La cuadrícula está compuesta por un entramado de líneas punteadas que se coloca sobre la diapositiva, y nos permite tomar referencias a la hora de confeccionar la presentación.

Para activarla marcaremos la opción Líneas de la cuadrícula que aparece dentro del grupo de opciones Mostrar u ocultar, de la ficha Vista.

Las guías son líneas verticales y horizontales que se sitúan sobre la diapositiva, por defecto dos, una vertical y otra horizontal que pasan por el centro de la diapositiva. Estas guías podrán desplazarse e incluso copiarse de tal manera que ayuden a situar los distintos elementos de la diapositiva de forma precisa.
Para visualizar estas guías, pulsaremos el botón derecho del ratón con el puntero situado sobre el área de trabajo, y seleccionamos la opción Cuadrícula y Guías de su menú contextual.

De ese modo se abre el cuadro de diálogo de Cuadrícula y guías, donde marcamos la opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla:

El aspecto que muestra la ventana del documento estando visibles las reglas y guías es la que podemos ver en la siguiente imagen. Observar como la posición en la cual se encuentra el curso se marca sobre las reglas, una marca entre los valores 4 y 6, tanto en la regla de la parte superior, como en la regla de la izquierda de la ventana.

Para desplazar una de estas guías, seguiremos los siguientes pasos:

1. Situar el puntero sobre la guía y pulsar el botón izquierdo del ratón.
    
2. Manteniendo pulsado el botón, arrastrarla en la dirección adecuada. Un texto sobre la guía marcará la posición de la misma respecto al punto central de la diapositiva.

3. Soltar el botón del ratón cuando la guía esté en el punto requerido.

Si lo que se precisa es introducir una nueva guía habrá que copiar una de las ya existente. Para ello actuaremos del siguiente modo:

1. Situar el puntero sobre la guía y pulsar el botón izquierdo del ratón.
    
2. Manteniendo pulsado el botón y la tecla Ctrl, arrastrarla en la dirección adecuada, vemos como junto al puntero del ratón aparece un signo +, que me indica que el elemento seleccionado se va a copiar. Un texto sobre la guía marcará la posición de la misma respecto al punto central de la diapositiva.

3. Soltar el botón del ratón y a continuación la tecla Ctrl cuando la guía esté en el punto requerido.

Si se quiere eliminar una de las guías:

1. Situar el puntero sobre la guía y pulsar el botón izquierdo del ratón.
    
2. Manteniendo pulsado el botón, arrastrarla hacia el exterior de la diapositiva.
    
3. Soltar el botón del ratón cuando la guía esté fuera de la diapositiva.

Reglas, cuadrículas y guías